Underholdning til julebord og firmafest: komplett guide

Du har fått ansvaret for julebordet, og ledelsen vil ha noe utenom det vanlige. Her er hvordan du velger underholdning som treffer et helt kollegium, holder budsjettet og ikke havner i personalsaken etterpå.

Start med å kartlegge forsamlingen

Et kollegium er den vanskeligste forsamlingen som finnes: folk i alle aldre, ulike kulturer, ulike grenser, og alle møtes på jobb mandag morgen. Det er utgangspunktet.

Tell hvor mange dere er, hvor stor aldersspredningen er, og om det er en gjeng som kjenner hverandre godt eller en organisasjon der halvparten er nyansatte.

Jo mer blandet forsamlingen er, jo mer elegant og kontrollert bør underholdningen være. Det handler ikke om å vanne ut, men om å velge noe alle kan snakke om dagen etter.

Budsjett og hva du får for pengene

Underholdning på et julebord ligger typisk mellom 8 000 og 20 000 kroner avhengig av lengde og antall artister. Vår Firma & VIP-pakke starter på 8 490 kroner for et 45 til 60 minutters program.

For den prisen skal du få mer enn selve showet: en fast kontaktperson, taushetsavtale, faktura med MVA og et program tilpasset arrangementet.

Regn med at underholdning utgjør 10 til 20 prosent av totalbudsjettet for kvelden. Ligger det mye lavere, kutter du som regel på feil sted.

Timing gjennom kvelden

Det klassiske løpet: mingling og velkomstdrink 18–19, middag 19–21, underholdning rundt 21.30, deretter fest og dans.

Legg underholdningen etter hovedretten, men før desserten er ryddet bort. Da er folk mette, mildt beruset og fortsatt til stede.

Aldri legg den etter midnatt. Da er halve forsamlingen på dansegulvet eller på vei hjem, og du har betalt for noe ingen får med seg.

Sett av ti minutter til å samle folk før showet starter. Uten det bruker artisten den tiden på å vente.

Hva som fungerer i et kollegium

Elegant og kontrollert slår vilt og direkte, hver gang. Et show med tydelig koreografi og god humor gir en felles opplevelse uten at noen føler seg utlevert.

Duoshow fungerer godt på større arrangementer fordi to artister fyller et stort rom bedre og holder oppmerksomheten lenger.

Unngå opplegg som krever at enkeltpersoner blir hentet opp på scenen mot sin vilje. Det er der de dårlige historiene oppstår.

Si fra til artisten på forhånd om det er noen som ikke skal trekkes inn i showet, for eksempel ledelsen eller nyansatte.

Det formelle: faktura, avtale og diskresjon

Du skal ha faktura med MVA som kan føres som et helt vanlig arrangementsbilag. Ingenting på bilaget skal røpe hva slags underholdning det gjelder, med mindre du ønsker det selv.

Be om taushetsavtale hvis bedriften har behov for det. Det er standard hos oss og koster ingenting ekstra.

Få alt skriftlig: hva som er bestilt, når, hvor lenge, til hvilken pris, og hva som skjer ved avbestilling. Du sitter med ansvaret internt, og da trenger du dokumentasjonen.

Lokalet må være informert

Skal arrangementet skje på restaurant, hotell eller et leid lokale, må stedet vite at det kommer underholdning. Mange steder har egne regler, og noen sier nei.

Ta den avklaringen tidlig, ikke uken før. Oppgi hvilket sted det gjelder når du sender forespørselen, så hjelper vi deg med den samtalen.

Sjekk også det praktiske: er det et sted artisten kan gjøre seg klar, finnes det lydanlegg, og hvor skal showet foregå i lokalet.

Tabbene arrangører gjør

Den vanligste er å booke etter pris alene og ende med noe som ikke passer forsamlingen. Den nest vanligste er å ikke informere lokalet.

Den tredje er å legge underholdningen for sent på kvelden. Den fjerde er å ikke si fra til artisten om spesielle hensyn.

Og den femte: å ikke sjekke med noen andre i organisasjonen før du booker. Forankre valget hos én eller to kolleger, så står du ikke alene hvis noen reagerer.

Slik forankrer du valget internt

Du sitter med ansvaret hvis noen reagerer, så ikke ta avgjørelsen alene. Snakk med én eller to kolleger, gjerne fra ulike deler av organisasjonen, før du booker.

Har bedriften en personalansvarlig eller tillitsvalgt, er det ofte lurt å nevne det. Ikke for å be om tillatelse, men for at ingen blir overrasket.

Vurder også om deltakelse på selve underholdningen skal være tydelig frivillig. På større arrangementer legger mange den i et eget rom eller på et bestemt tidspunkt, slik at de som vil kan la være uten å måtte forklare seg.

Skriv en linje i invitasjonen om at det blir underholdning i løpet av kvelden. Da vet folk hva de kommer til.

Sjekkliste for arrangøren

Antall gjester og aldersspredning er kartlagt. Budsjett er godkjent. Valget er forankret hos minst én kollega.

Lokalet er informert og har sagt ja. Tidspunkt er satt til etter hovedretten. Lydanlegg og et rom artisten kan gjøre seg klar i er avklart.

Skriftlig bekreftelse med totalpris er mottatt. Faktura med MVA og taushetsavtale er på plass. Én kontaktperson er utpekt for kvelden.

Er alt dette avkrysset, er du så godt forberedt som det går an å bli.

Alternativer hvis show ikke passer

Ikke alle bedrifter har kultur for voksenunderholdning, og det er helt greit. Da finnes det andre veier: en vertskapsrolle som binder kvelden sammen, et musikkinnslag eller en skreddersydd opplevelse.

Vi setter også opp spesialtilpassede konsepter under Spesial-Crew, der vi bygger noe fra bunnen sammen med deg. Ta kontakt og beskriv rammene, så foreslår vi noe som passer.